Zwei Drittel der Verluste am Bau vermeidbar?

Projektinformationssysteme im Baubetrieb
(PresseBox) (Achim, ) Ist der Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien im Bauwesen tatsächlich nicht ausreichend, wie immer wieder behauptet wird? Braucht es tatsächlich weitere Softwarewerkzeuge im Baubetrieb, obwohl bereits Branchenlösungen sowohl im Bereich der Bau-Technik als auch im kaufmännischen Sektor eingesetzt werden und Office-Programme längst ‚gängiger Stand der Technik' sind?
Ja, es braucht sie tatsächlich! Denn es sind vor allem die innerbetrieblichen Prozesse und Strukturen, die sich durch Informationstechnologien noch deutlich optimieren lassen. Sicher sind die Kosteneinsparungspotenziale bei den Arbeits- und Fertigungsverfahren des Kerngeschäfts - also auf der Baustelle selbst - nicht abgeschlossen oder gänzlich ausgereizt. Doch im Vergleich dazu lässt sich die Effizienz durch geeignete Maßnahmen in der Verwaltung viel leichter steigern.

Verlustursachen oft schon vor Auftragserteilung
Noch immer wird in zahlreichen Unternehmungen die Bedeutung der internen Organisation und deren Auswirkung auf den Unternehmenserfolg sträflich unterschätzt. In den meisten Baubetrieben lassen sich Schwachstellen beim Projektmanagement und bei der internen Kommunikation identifizieren, die eine erhebliche Hebelwirkung auf das operative Ergebnis haben. Das betrifft alle Stadien der Wertschöpfungskette - begonnen bei der Akquise über die Baudurchführung bis hinein in die Gewährleistungsphase. Es gibt Studien, die belegen, dass bis zu zwei Drittel der Verlustquellen bereits in der Phase vor der Auftragserteilung begründet sind, insbesondere in der Selektion und in der Ausarbeitung der Angebote. Dabei spielt der Zeitdruck, unter dem angeboten werden muss, eine entscheidende Rolle.
Also sollte besonderes Augenmerk auf alle Faktoren gerichtet werden, die in dieser Phase zu einer Zeitersparnis führen können.
Aber auch Wissensmanagement - so verstanden, dass das Unternehmen den Mitarbeitern das zur Situation passende Wissen bereit stellt - kann zur Fehlervermeidung beitragen. Hat man beispielsweise in einer Niederlassung bei einem Projekt negative Erfahrungen mit einem bestimmten Nachunternehmer gemacht, so sollte diese Information auch den Mitarbeitern in den anderen Unternehmensteilen zur Verfügung stehen.

Informationsmanagement als erfolgskritischer Faktor
Sie kennen diese alltägliche Situation? Ein potenzieller Kunde hat eine Frage zu einem Angebotsdetail und bezieht sich auf den ‚Sondervorschlag 3'. Da der Sachbearbeiter nicht erreichbar ist, wird eine Telefonnotiz aufgenommen und an die betreffende Person weiter gereicht. Entscheidend ist nun, ob sicher gestellt ist, dass dabei keine Information verloren geht, dass der Rückruf auch tatsächlich erfolgt und dass dem Rückrufer alle Informationen "rund um das Thema" zur Verfügung stehen, um dem Gesprächspartner gegenüber kompetent auftreten zu können.

Informationsdefizite bei der Baudurchführung sind ein maßgeblicher Verlustbringer, das gilt als erwiesen. Was liegt also näher, gerade auch an dieser Stelle ‚einzuhaken' und nach Lösungen zu suchen, die Informationsketten effizienter zu gestalten und damit die Risiken und Fehlerquellen zu minimieren?

Es sind häufig die ganz einfachen Dinge, die z.B. die Projektleitung entlasten könnten, so dass mehr Zeit für Produktives bleibt. Stehen dem Projektleiter wichtige Daten und Dokumente ‚auf Knopfdruck' zur Verfügung, anstatt sie aufwändig recherchieren zu müssen, so kann die gewonnene Zeit z.B. für das Gespräch mit dem Bauherren nutzbringender eingesetzt werden.

Es ist nicht akzeptabel, dass von der Bauleitung häufig Entscheidungen ohne ausreichende Informationsbasis spontan getroffen werden müssen. Die sich daraus ergebenden Risiken brauchen sicher nicht näher beschrieben zu werden. Aber trotzdem ist diese Handlungsweise in vielen Unternehmen an der Tagesordnung.

Mögliche Lösungswege
Neben der Notwendigkeit, die internen Abläufe auf den Prüfstand zu stellen, und sie zu verbessern, kann ein EDV-gestütztes Projektinformationssystem gute Dienste bei der Prozessoptimierung leisten. Es sollte nicht nur dazu dienen, Dokumente abzulegen, einfach und schnell wieder zu finden, sondern darüber hinaus eine umfassende Kommunikationslösung beinhalten.

Wird eine einheitliche, durchgängige Informationsplattform für alle Mitarbeiter etabliert, dann können einerseits die Arbeitsergebnisse (womöglich sogar aus unterschiedlichen Softwareanwendungen) in der Projektakte allen Berechtigten zur Verfügung gestellt werden, andererseits aber auch alle eingehenden Dokumente wie Schriftverkehr, Mails, Verträge, usw. Einfacher formuliert: alles, was mit einem Projekt zu tun hat, ist dann auch in der Projektakte auffindbar.

Mit der Umstellung auf ‚digitale Projektakten' sollte auch über die Einführung eines einheitlichen übergreifenden Kalenders nachgedacht werden, der Aufgaben, Termine, Fristen etc. projektbezogen, aber auch projektübergreifend verwaltet. So kann die Vernetzung von Informationen nach ihrer logischen Abhängigkeit erreicht werden. Aufgaben, Termine und Dokumente haben nun einmal etwas miteinander zu tun. Dokumente stehen untereinander in Abhängigkeit. So muss man von einem ausgefeilten Projektinformationssystem erwarten, dass z.B. ein Brief und das zugehörige Antwortschreiben miteinander verknüpft sind. Ebenso die Aufgabe und die Frist, bis wann und von wem das Schreiben verfasst und versendet werden muss.

Wenn eine solche Informations- und Kommunikationsplattform innerhalb einer Unternehmung funktioniert, dann kann sie dank Internet auch den externen Projektbeteiligten von Nutzen sein. So sollte gewährleistet sein, dass eine Softwarelösung für das Projektmanagement auch auf die externen Partner der Baustelle ausgeweitet werden kann. Die Kommunikation zwischen Planern, Fachingenieuren, Bauunternehmen, Subunternehmern und vielleicht auch dem Bauherren wird dadurch deutlich optimiert.

Fazit:
Sicher ist es dem einzelnen Unternehmen kaum möglich, die äußeren Einflüsse, wie das eisige Geschäftsklima im rückläufigen Baumarkt, den ruinösen Preiskampf und die nachlassende Zahlungsmoral von Bauherren - um nur einige zu nennen - positiv zu beeinflussen. Aber zumindest die internen Potenziale zur Optimierung der Organisation können aktiviert werden. Der Aufbau bzw. der Ausbau eines EDV-gestützten Projektmanagements ist ein wesentlicher Ansatz dafür.

Der Autor des Beitrags, Wolfgang Götz, ist Geschäftsführer der Nemetschek Bausoftware GmbH.
Dieses Softwarehaus kann mit seinen Produkten und Dienstleistungen auf langjährige Erfahrung und Erfolge in der Baubranche zurück blicken. Zum bewährten Angebotsspektrum gehört seit mehreren Jahren auch das EDM-System ‚rivera', mit dem sich Aufgabenstellungen, vergleichbar den im Beitrag aufgeführten, sehr gut lösen lassen.

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