Volltextindizierung durch OCR – Damit Sie finden, was Sie suchen

Wer alle seine Schriftstücke in Ordnern abheftet, stößt bei der Suche nach einem bestimmten Dokument schnell an die Grenzen des Möglichen
(PresseBox) (Breisach a.Rh., ) Lieferscheine, Rechnungen, Verträge und Auftragsbestätigungen sind nur ein Teil des täglich anfallenden Papiervolumens im Büroalltag. Wer alle diese Schriftstücke in Ordnern abheftet, stößt bei der Suche nach einem bestimmten Dokument schnell an die Grenzen des Möglichen.

Wer Dokumente schnell und intuitiv finden möchte, sollte seine Dokumente also so ablegen, dass diese durchsuchbar sind. Am einfachsten geht das mit einem digitalen Archiv, das über eine OCR-Texterkennung verfügt.

Mit einer durch OCR ermöglichten Volltextsuche finden Sie in Sekundenschnelle die Dokumente, in denen ein oder mehrere Ihrer Suchbegriffe enthalten sind. Das funktioniert natürlich auch für die Suche nach Rechnungsnummern, Firmennamen oder Adressen.

Sie müssen das gesuchte Dokument dann nur noch aus der Suchergebnisliste öffnen.

Damit das klappt, muss die vom Scanner erzeugte Bilddatei aber zunächst per Texterkennung oder Optical Character Recognition (OCR) in eine Textdatei umgewandelt werden.

Wie arbeitet die OCR?

Üblicherweise werden Dokumente in Papierform durch das Einscannen digitalisiert. Als Ergebnis liefert der Scanner ausschließlich Rastergrafiken in Form von Bilddateien oder PDFs zurück, erkennt dabei jedoch die tatsächlichen Inhalte.

Hier setzt die OCR an. Die OCR (Optical Character Recognition) gleicht die im Bild vorhandenen Informationen mit Mustern ab, um enthaltene Einzelzeichen zu erkennen und diese wieder zu Wörtern zusammenzusetzen. Durch dieses Verfahren ist es möglich, Textinformation aus Bilddateien zurückzugewinnen, um diese dann elektronisch durchsuchbar zu machen.

Dies funktioniert nicht nur mit gescannten Dokumenten, sondern natürlich auch mit Bildern. Das bedeutet, dass Sie ohne weiteres auch Belege mit Ihrem Smartphone fotografieren und im digitalen Archiv ablegen können. Die OCR erkennt zuverlässig die enthaltenen Zahlen und Wörter und liefert dadurch bei einer Suche das gewünschte Ergebnis.

Texterkennung macht gescannte Informationen also leichter lesbar und durchsuchbar. Durch die Durchsuchbarkeit der Dokumente entfällt die zwingende, manuelle Verschlagwortung und Kategorisierung von Dokumenten.

Die OCR im digitalen Archiv

Die Zielsetzung ist, Papiere und elektronische Daten und Dokumente gezielt und komfortabel zu erfassen, auszulesen und auffindbar zu archivieren.

Digitale Archivierung ermöglicht nicht nur die Vereinfachung und Rationalisierung von Unternehmensprozessen. Das einfache und schnelle Finden von Dokumenten schafft eine entspannte Arbeitsatmosphäre und sorgt für mehr Zeit, die Sie für wichtigeres als die Suche verwenden können.

Nutzen Sie den schnellen Zugriff auf gescannte Dokumente und Belege aller Art und eliminieren Sie gleichzeitig überflüssige Lagerkosten.

StarFinder® verwendet für die Texterkennung die branchenführende Software zur optischen Zeichenerkennung und Bildverarbeitung. Verbringen Sie nie wieder Zeit damit Dokumente abzutippen oder zu verschlagworten.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Gerne zeigen wir Ihnen in Form einer unverbindlichen Onlinepräsentation, wie StarFinder® mit der OCR arbeitet.

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