Entlastung Ihrer Büroorganisation? Jetzt ganz einfach – mit StarFinder®!

Im Datendschungel gehen wichtige Daten und Dokumente schnell verloren / Das lange Suchen und die Verluste nehmen viel Zeit in Anspruch, die wesentlich besser in Ihrem Unternehmen investiert werden könnte
(PresseBox) (Breisach a.Rh., ) Jedes Büro hat sein eigenes auf ihren Ablauf angepasstes Ablagesystem. Doch für einige Mitarbeiter ist es nicht immer ganz leicht, sich an dieses zu halten. Jeder Mitarbeiter legt Dokumente so ab, wie er sie am besten wieder auffinden kann. Sei es in Papierform oder digital. An die eigenen Kollegen wird hierbei kaum gedacht. Am Wichtigsten ist im Augenblick der Ablage vorrangig, dass das Dokument überhaupt gesichert ist.

Mit der Zeit entstehen somit nicht nur viel zu viele Ordner, sondern auch ein regelrechter Datendschungel auf einzelnen Computern, diversen Netzlaufwerken und Servern.

Die aus einer solchen chaotischen Ablage entstehenden Folgen werden nur selten in Betracht gezogen.

Im Datendschungel gehen wichtige Daten und Dokumente schnell verloren. Das lange Suchen und die Verluste nehmen viel Zeit in Anspruch, die wesentlich besser in Ihrem Unternehmen investiert werden könnte.

Struktur, die eingehalten wird

Ihren Mitarbeitern wird das Ablegen wesentlich vereinfacht, wenn Sie ein einheitliches Ablage- und Archivierungssystem einführen. Hier gibt es strikte Vorgaben, an welche sich die Anwender halten müssen. Da immer mehr Dokumente bereits in digitaler Form vorliegen, bietet sich ein digitales Archiv an. Dieses ist bedienerfreundlich und die Ablagestruktur kann zentral verwaltet werden. Darüber hinaus können Dokumente per Scan schnell und einfach digitalisiert und archiviert werden. Ein weiterer positiver Aspekt: Weniger Papier zu verwenden schont die Umwelt.

Hinzu kommt, dass Arbeitsprozesse, die auf digitalisierten Dokumenten beruhen, nicht unterbrochen werden müssen, um den Arbeitsplatz für die Suche nach Dokumenten im Archiv zu verlassen. Ein digitales Archiv sichert Ihre Dokumente platzsparend, langfristig und nachhaltig. Dies erleichtert die Büroarbeit zusätzlich, da endlose Regalreihen und undurchsichtige Papierberge ganz einfach verschwinden. Sicherlich ist auch Papier als Datenträger recht ausdauernd, für die langfristige Archivierung von Daten ist ein digitaler Datenträger jedoch sicherlich sinnvoller.

Dokumente können in StarFinder® Digital Archiv schnell und unkompliziert per Drag & Drop in die Inbox oder in bereits bestehende Kategorienordner abgelegt werden. Zusätzlich lassen sich innerhalb der Kategorien und Unterkategorien eigene Akten anlegen, die über ein Rechtesystem für einzelne Abteilungen freigeschaltet werden.

Schnelles Finden durch einheitliche Ablagestruktur

Durch die einheitliche Ablagestruktur ist das Auffinden der Dokumente wesentlich leichter. Jeder weiß, anhand der vorgegebenen Gliederung, wo und wie ein Dokument abgelegt werden muss. Damit gehen keine Dokumente mehr verloren und sind für alle Berechtigten wieder auffindbar, auch wenn einer der Kollegen diese archiviert hat.

Eine gegliederte Struktur alleine schafft bereits eine verbesserte Auffindbarkeit. Doch wie kann die schnelle Suche noch besser optimiert werden?

Ganz einfach: durch eine Suchfunktion. StarFinder® Digital Archiv verwendet eine googleartige Suchfunktion und setzt dabei auf die geeignetste Methode einer OCR-Auslesung. Durch die OCR-Auslesung wird jedes Dokument komplett ausgelesen und somit durchsuchbar. Das heißt, dass alle Dokumente nach einem einzelnen oder mehreren Suchbegriffen durchsucht werden und Sie ihr Dokument so einfach wie bei einer Googlesuche auffinden.

Wir haben die Lösung!


StarFinder® hilft Ihnen genau hierbei. Durch die Kombination einer einheitlichen Ablage und der OCR-Auslesung wird Ihre Suche vereinfacht. Gerne helfen wir Ihnen auch bei der Projektplanung. Die effiziente Suche spart Zeit und Geduld, was sich zugleich positiv auf Ihre Mitarbeiter auswirkt.
Und wer weiß das nicht, Zeit ist bekanntlich Geld…

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