E-Mail-Flut? Bleiben Sie entspannt!

Selbst wichtige Unterlagen wie Verträge, Arbeitszeugnisse und Rechnungen werden inzwischen digital statt per Post versendet / Dadurch entsteht in den E-Mail-Postfächern eine Flut an Nachrichten, die nicht einfach zu bewältigen ist
(PresseBox) (Breisach a.Rh., ) Die Zahl der täglich empfangenen und versendeten geschäftlichen E-Mails nimmt seit Jahren stetig zu und mit ihr auch die daraus resultierende Belastung. Selbst wichtige Unterlagen wie Verträge, Arbeitszeugnisse und Rechnungen werden inzwischen digital statt per Post versendet. Dadurch entsteht in den E-Mail-Postfächern eine Flut an Nachrichten, die nicht einfach zu bewältigen ist.

Nach Angaben eines Berichts von faz.net, der auf den Zahlen der beiden größten E-Mail-Anbieter GMX und Web.de beruht, ist das E-Mail-Aufkommen in Deutschland im vergangenen Jahr auf 625,8 Milliarden gestiegen. Laut Bitkom erhält jeder Nutzer im Durchschnitt 40 berufliche E-Mails pro Tag. Um hier den Überblick zu behalten, sind konsequente Selbstorganisation oder professionelle E-Mail-Programme notwendig.

Der E-Mail-Versand bietet Vorteile wie schnellen Versand, keine Portokosten, Vermeidung von kompliziertes Adressieren und Entfall des Postgangs. Das macht den E-Mail-Versand attraktiv und einfach. Allerdings sorgt auch genau diese Schnelligkeit und Einfachheit nun aber dafür, dass E-Mails ständig bei zu vielen Aufgaben eingesetzt und an viele Personen versendet werden. Als Folge werden nun so viele E-Mails geschrieben, dass bei der Kommunikation bereits von einer Überlastung gesprochen wird.

Bei Briefen wird die Flut wesentlich schneller wahrgenommen, als bei E-Mails. Grund hierfür ist, dass die Empfänger keinen überquellenden Schreibtisch haben.

10 Tipps zur Selbstorganisation!

Damit die Nutzer die Flut vermeiden können, müssen sie die Selbstorganisation konsequent durchführen. Hilfreich hierfür ist:

Beantworten Sie nicht jede E-Mail sofort
Legen Sie feste Zeiten fest, zu denen Sie die E-Mails bearbeiten
Lassen Sie sich nicht ablenken. Schalten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen auf dem Desktop ab
Überprüfen Sie, in wie vielen Verteilern Sie vorkommen und lassen Sie sich aus denen löschen, die Sie nicht benötigen
Organisieren Sie in Ihrem E-Mail-Programm Ordner, in die Sie weniger wichtige und dringende E-Mails einsortieren
Verzichten Sie auf Empfangs- und Lesebestätigungen
Nutzen sie Spamfilter
Fast jede CC-E-Mail generiert neue E-Mails, weil die Empfänger den CC-Empfänger wieder anschreiben. Verwenden Sie die CC-Funktion sparsam
Bestellen Sie alle Newsletter ab, die Sie sowieso nicht lesen
Telefonieren Sie, statt eine Mail zu versenden
Sortierung der E-Mails durch Computerprogramme

Die moderne Technik ist in der heutigen Zeit kaum noch wegzudenken. Auch um E-Mails zu sortieren oder zu filtern, ist die Technik eine große Unterstützung. Bei E-Mail-Programmen wie Outlook, Thunderbird oder Gmail können hierzu die passenden Einstellungen durchgeführt werden. Mit Unterordnern schaffen Sie sich Ablageflächen außerhalb des Posteingangs. So lässt sich sehr leicht Übersicht schaffen um z. B. E-Mails getrennt nach verschiedenen Projekten, Aufgaben oder Kategorien aufzubewahren. Aber seien Sie vorsichtig, denn hunderte von E-Mails in dutzenden von verschachtelten Ordnern erhöhen die Übersicht nicht zwingend.

Überprüfen sie Filterregeln genau und setzen Sie diese gut dosiert ein. Richtig eingestellt sparen sie Ihnen viel Arbeit. Fehlerhafte Regeln können ein Postfach jedoch schnell durcheinander bringen.

E-Mails archivieren

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, schafft die E-Mail-Archivierung einen echten Mehrwert für Unternehmen. Alte Mails können, sofern sie bereits archiviert wurden, aus den Postfächern gelöscht werden. Das schafft Ordnung und spart Speicherplatz. Darüber hinaus bietet das Archiv einen vollständigen Schutz vor Datenverlust, selbst wenn ausscheidende Mitarbeiter ihr komplettes Postfach löschen, sind die Daten im Mailarchiv gesichert.

Werden E-Mails zukünftig von unserem Computer beantwortet?

Für E-Mail-Programme soll in Zukunft das machbar sein, was bei Pressemeldungen teilweise schon Alltag ist. Computer haben die Möglichkeit, mit künstlicher Intelligenz aus Daten und Fakten Kurznachrichten selbstständig zu verfassen. Ziel der technischen Weiterentwicklung ist also, dass einige E-Mails so automatisch beantwortet werden können. Doch bis das in die Realität umgesetzt wird, heißt es, E-Mails selbst zu lesen, zu verfassen und auch zu versenden.

StarFinder® DIGITAL ARCHIV als digitale Ablage

Mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails strukturiert abzulegen und wichtige E-Mails zu markieren oder als Wiedervorlage zu speichern.
Durch das General Mail Archiv erfolgt eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails über Ihren Exchange-Server mit automatisierter Zuteilung der Zugriffsrechte.
Ebenso können Sie durch das Outlook-Addin ausgewählte E-Mails mit nur einem Klick in Ihre StarFinder® Inbox oder sogar direkt in eine Kategorie archivieren.

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