Mehr Rechtssicherheit für Unternehmen beim elektronischen Datenzugriff der Finanzämter

BITKOM-Leitfaden informiert praxisorientiert über elektronische Außenprüfungen
(PresseBox) (Berlin, ) Antwort auf verbreitete Unsicherheit vieler Unternehmen

Ein neuer Leitfaden des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) informiert über den so genannten elektronischen Datenzugriff bei Außenprüfungen der Finanzämter. Die Broschüre greift die bisher gemachten Erfahrungen mit diesem neuen Prüfinstrument der Finanzverwaltung auf, referiert die aktuelle Rechtslage, beantwortet Fragen von Unternehmensseite und stellt Technologien zur Datenspeicherung vor. BITKOM reagiert damit auf die verbreitete Unsicherheit bei vielen betroffenen Unternehmen.

Die deutschen Steuerbehörden verfügen mit dem so genannten elektronischen Datenzugriff über die Befugnis, die steuerrelevanten Daten in den elek-tronischen Buchführungssystemen der Unternehmen per Computer abzufragen und auszuwerten. Die Unternehmen sind ihrerseits gesetzlich verpflichtet, diese Daten elektronisch zu archivieren, wenn sie auf elektronischem Wege empfangen oder erstellt wurden. Die Angaben in den Steuererklärungen der Unternehmen sind somit für die Steuerbehörden bei Außenprüfungen schneller, effektiver und umfassender als bisher überprüfbar. So kann sich etwa ein Steuerprüfer vor Ort die von ihm angeforderten elektronischen Daten zu Prüfzwecken auf einem Datenträger aushändigen lassen.

Die gesetzlichen Grundlagen gelten bereits seit dem 1. Januar 2002, doch sind Steuerprüfungen dieser Art erst in diesen Wochen angelaufen. Erste Erfahrungen haben gezeigt, dass bei der konkreten Anwendung einige Fragen offen bleiben: Genaue Vorgaben, wie die Buchhaltung für den elektronischen Datenzugriff zu organisieren ist und welche Speichertechnologien hierfür einzusetzen sind, enthalten die gesetzlichen Regelungen nicht. "Wie die Unternehmen die Anforderungen zum elektronischen Datenzugriff erfüllen, ist ihnen weitgehend selbst überlassen", stellt BITKOM-Geschäftsführer Peter Broß fest. Das Bundesministerium der Finanzen hat die gesetzlichen Neuregelungen zwar in seinem Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom Juli 2001 sowie in weiteren Veröffentlichungen bereits erläutert. Aber teilweise unklare Formulierungen in den „Grundsätzen“ sowie Fehlinterpretationen in Fachveröffentlichungen haben bei den betroffenen Unternehmen Unsicherheit erzeugt.

"Bislang ist leider festzustellen, dass viele Unternehmen nicht oder nur unzureichend über die Neuerungen informiert sind. Insbesondere herrscht Unklarheit über die neuen Rechte der Außenprüfer sowie die künftigen Anforderungen an die gesetzeskonforme Datenspeicherung", erläutert Broß. "Mit dem BITKOM-Leitfaden leisten wir einen Beitrag für mehr Rechtssicherheit und informieren über die Speichermedien, mit denen die Anforderungen der neuen Rechtslage erfüllt werden können."

Der als allgemeine Einführung konzipierte Leitfaden bereitet die geltenden Grundsätze des elektronischen Datenzugriffs praxisorientiert auf und beantwortet die von Unternehmensseite am häufigsten gestellten Fragen. Die einsetzbaren Speichertechnologien werden mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen dargestellt. Gerade durch seinen deutlichen Praxisbezug ist der BITKOM-Leitfaden für eine Vielzahl von Unternehmen, aber auch für Steuer- und Finanzfachleute nützlich. Er steht in der Rubrik „Publikationen“ im Internet über www.bitkom.org zum kostenfreien Download bereit.

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