Schluss mit aufwendiger Suche nach E-Mails

E-Mail-Archiv DOXiS® von SER bietet nun eine assoziative Recherche
(PresseBox) (Neustadt/Wied, ) Intelligente E-Mail-Suche über beispielhafte Textpassage

SER hat sein DOXiS® E-Mail-Archiv durch die Integration einer assoziativen Volltextsuche funktional erweitert. Sie bietet dem Benutzer eine zeitsparende Unterstützung bei der Suche nach älteren Nachrichten und Attachments. Für die Recherche müssen ihm weder Absender, Empfänger, Datum noch der Betreff als Header-Daten bekannt sein. Auch die Kenntnis von Indexbegriffen oder genauer Wortlaute in den Inhalten ist nicht erforderlich. Stattdessen muss lediglich eine beispielhafte Textpassage eingegeben werden, über die das System mittels assoziativer Suche die betreffenden E-Mails und Anhänge ermittelt. Aufgrund des so genannten Confidence-Wertes, der den Grad der Übereinstimmung angibt, erkennt der Benutzer sofort, welche angezeigten Inhalte dem gesuchten Thema am Besten entsprechen. „Insbesondere bei einem regelmäßig hohen Volumen an elektronischen Zusendungen oder häufig geschäftskritischen Inhalten von Nachrichten wird der Mitarbeiter durch die neue assoziative Volltextsuche des DOXiS® E-Mail-Archivs ganz erheblich entlastet“, verweist SER-Geschäftsführer Manfred Zerwas auf den enormen Produktivitätsvorteil der Lösung. „Jeder kennt das zeitaufwendige und trotzdem häufig erfolglose Bemühen, wenn man sich bei der Recherche nach älteren E-Mails hauptsächlich auf sein Erinnerungsvermögen verlassen muss.“

E-Mail-Archivierung wird immer wichtiger
Die Archivierung von E-Mails wird im geschäftlichen Umfeld immer wichtiger. Bei vielen Anwendern stoßen die E-Mail-Systeme bereits an ihre Kapazitätsgrenzen, wenn es darum geht, große Mengen an E-Mails zu verwalten und zu sichern. Erreichen die gespeicherten Datenmengen Größenordnungen, die in der Massendatenverwaltung üblich sind, kommt es zu Performance- und Verwaltungsproblemen. Hinzu kommen gesetzliche Vorschriften, die auch die Aufbewahrung von E-Mails als geschäftsrelevante Dokumente über lange Zeiträume verlangen, beispielsweise im Rahmen der GdPDU für die elektronische Steuerprüfung.

Das DOXiS E-Mail-Archiv entlastet die Mail-Server durch die Auslagerung von permanent verfügbaren Mailbox-Inhalten. Der Archivierungsprozess läuft vollkommen automatisch im Hintergrund ab. Wird vom Anwender eine archivierte Nachricht angefordert, erfolgt die Wiederherstellung des Originaldokumentes aus dem Archiv direkt in die entsprechende Mail-Datenbank.

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