windream an der Universität von Strathclyde

Universitätssekretariat nutzt das Dokumenten-Management- und Archivsystem zur Verwaltung von Studentenakten
(PresseBox) (Bochum, ) Das Sekretariat der Universität von Strathclyde in Glasgow, Großbritannien, setzt das Dokumenten-Management- und Archivsystem windream zur Verwaltung seiner rund 14.000 Studentenakten ein. Das Projekt wird von dem britischen windream-Partner Advanced Data Services Ltd. (ADS) in Glasgow betreut, der auch die Installation der Hardware und die Schulung der Sekretariatsmitarbeiter vor Ort übernahm.

Bis vor kurzem wurden die Akten an der Universität noch in Papierform archiviert. Der wachsende Raumbedarf, der für die Lagerung notwendig war, führte jedoch zu dem Entschluss, nach einer Alternative zur traditionellen Papierablage zu suchen. Maßgebend für die Entscheidung zugunsten von windream als elektronisches Verwaltungssystem war vor allem die leichte Bedienbarkeit und die Möglichkeit, alle gespeicherten Informationen über die Studierenden schnell recherchieren zu können. Während der Entscheidungsfindung wurde die Universität durch den regelmäßigen Kontakt mit dem windream-Distributionspartner ADS auf die Vorteile aufmerksam, die das Dokumenten-Management- und Archivsystem windream mit seiner vollständigen Integration in das Windows-Betriebssystem bietet. ADS zählt zudem zu den führenden britischen Unternehmen auf dem Sektor der unternehmensweiten Informationserfassung und Weiterverarbeitung.

Datenerfassung, Indizierung und Recherche
Zunächst scannten Mitarbeiter von ADS die Studentenakten aus der wirtschaftswissenschaftlichen sowie der pädagogischen Fakultät und importierten die Dokumente in windream. Zur Indizierung wurden die Nachnamen und die Immatrikulationsnummern der Studierenden verwendet. Über diese Indizes lassen sich alle Akten und die darin befindlichen Dokumente schnell recherchieren. Für jeden Studierenden existiert ein elektronischer Ordner, der den gesamten studentischen Werdegang in chronologischer Reihenfolge dokumentiert. Nach Abschluss dieser Projektphase wurde windream auch in den anderen Fakultäten der Universität und im allgemeinen Sekretariat installiert.

Marlene Laird, Registry Operations Manager der Universität, betont vor allem die Flexibilität und die einfache Bedienung des Systems: "Die Vorteile von windream für das Sekretariat bestehen darin, dass das System sehr flexibel ist, so dass wir die Einsatzmöglichkeiten der Software individuell anpassen können. Wie bei den meisten neuen Systemen lohnt es sich, die erforderlichen Anpassungen sofort nach der Installation vorzunehmen."

Kontakt

windream GmbH
Wasserstraße 219
D-44799 Bochum
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