Dokumentenmanagement-System Hummingbird DM5 ist Basis der neuen Software-Entwicklung von Datamatics zur Langzeitarchivierung von E-Mails

Software DAMAS unterstützt effizienten Groupware-Einsatz und ermöglicht die Ressourcen sparende Archivierung von Dokumenten
(PresseBox) (München, ) Hummingbird Ltd. (NASDAQ: HUMC, TSE: HUM), weltweit führender Entwickler von Enterprise Information Management Systemen (EIMS), erweitert den Einsatzbereich seiner Dokumenten-Management-Lösung Hummingbird DM5. Im Rahmen eines gemeinsamen Projekts übernahm die Datamatics Technologies GmbH die Entwicklung einer neuen Software zur Langzeitarchivierung von E-Mails auf der Basis des Dokumentenmanagement-Systems Hummingbird DM5. Sie ist ab sofort in den beiden Varianten DAMAS für Microsoft Exchange Server und DAMAS für Lotus Domino Mail verfügbar.

Die neue Software wurde als Kommunikationsplattform mit Archivkomponente konzipiert. Hintergrund des Entwicklungsprojekts waren die in vielen Unternehmen auftretenden Probleme bei der Verwaltung immer größer werdender Datenmengen. Erreicht das auf den Servern gespeicherte Datenvolumen bestimmte Größenordnungen, können Performance-Einbußen und Engpässe im Datenmanagement auftreten. Mit DAMAS hat Datamatics Technologies eine Lösung realisiert, die in der Lage ist, große Mengen an sensiblen Unternehmensinformationen auf Basis einer zentral gesteuerten Langzeitarchivierung zu verwalten.

Die technologische Basis für DAMAS bildet Hummingbird DM5, das Dokumentenmanagement-System von Hummingbird. Durch die Auslagerung von Mailboxinhalten in das Archiv des Dokumentenmanagement-Systems wird das Volumen der Mailboxen der Mitarbeiter verringert. Auf diese Weise werden die Server entlastet, was sich bei den Benutzern in kürzeren Zugriffszeiten bemerkbar macht. Durch die Bewältigung größerer Datenmengen mit dem bestehenden System entfällt zusätzlicher Investitionsbedarf für eine erweiterte Server-Infrastruktur.

Die Archivierungsprozesse der E-Mails in DAMAS laufen vollkommen automatisch im Hintergrund ab. DAMAS legt die E-Mails unverändert im Archiv von Hummingbird DM5 ab und kann zusätzlich eine Konvertierung der Texte und Anhänge (Office) in ein für die dauerhafte Reproduzierbarkeit sinnvolles Format automatisch vornehmen. Somit wird der Zugriff über ein Ordnungskriterium auf beide Dokumente – das Original und die konvertierte Form – sichergestellt. Wird vom Anwender eine gespeicherte Nachricht angefordert, so erfolgt unmittelbar die Wiederherstellung des Dokuments. Weiter können über DAMAS die E-Mails einem Geschäftsvorfall ohne großen Zeitaufwand zugeordnet werden. Dies geschieht z.B. durch die Eingabe einer Geschäftsvorfallnummer als zusätzlicher Index-Wert bei der Archivierung nach Hummingbird DM5. Das System speichert Meta-Informationen und bietet vielfältige Recherchemöglichkeiten. Die beiden Lösungen unterstützen den Zugriff durch iNotes Web Access bei der Version für Lotus Domino Mail bzw. Outlook Web Access/Exchange 2000 bei der Version für Microsoft Exchange.

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